Introduction

Klok est un logiciel de suivi du temps conçu pour les professionnels indépendants et les petites entreprises suisses — avocats, comptables, consultants, architectes.

Il fonctionne 100% en local, sans cloud, sans abonnement. Vos données restent sur votre machine.

Deux éditions

• Klok Standard — usage solo, une licence par poste de travail.
• Klok Team — plusieurs utilisateurs sur le même poste, chacun identifié à l'ouverture.

Einleitung

Klok ist eine Zeiterfassungssoftware für selbstständige Fachleute und kleine Schweizer Unternehmen — Anwälte, Buchhalter, Berater, Architekten.

Es funktioniert 100% lokal, ohne Cloud, ohne Abonnement. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät.

Zwei Editionen

• Klok Standard — Einzelnutzung, eine Lizenz pro Arbeitsplatz.
• Klok Team — mehrere Benutzer am selben Arbeitsplatz, jeder wird beim Start identifiziert.

Introduction

Klok is a time tracking application designed for independent professionals and small Swiss businesses — lawyers, accountants, consultants, architects.

It runs 100% locally, with no cloud, no subscription. Your data stays on your machine.

Two editions

• Klok Standard — single user, one licence per workstation.
• Klok Team — multiple users on the same workstation, each identified at launch.

Installation & activation

Installation

1. Copiez le fichier Klok.exe (Windows) ou Klok.app (macOS) dans un dossier de votre choix.
2. Lancez l'application. Au premier démarrage sans licence, l'écran d'activation s'affiche.
3. Notez votre identifiant machine affiché à l'écran ou copiez-le via le bouton 📋 Copier l'identifiant.
4. Transmettez cet identifiant à votre revendeur.
5. Vous recevrez un fichier license.key — placez-le dans le même dossier que Klok.exe.
6. Relancez Klok. L'application s'ouvre normalement.

Structure des fichiers

• Klok.exe — application principale
• license.key — clé d'activation (à placer ici)
• time_tracking.db — base de données (créée au premier lancement)
• clients.txt — liste de vos clients
• settings.json — préférences (langue)

Installation & Aktivierung

Installation

1. Kopieren Sie Klok.exe (Windows) oder Klok.app (macOS) in einen Ordner Ihrer Wahl.
2. Starten Sie die Anwendung. Ohne Lizenz erscheint der Aktivierungsbildschirm.
3. Notieren Sie Ihre Geräte-ID oder kopieren Sie sie mit 📋 ID kopieren.
4. Übermitteln Sie diese ID Ihrem Händler.
5. Sie erhalten eine Datei license.key — legen Sie diese in denselben Ordner wie Klok.exe.
6. Starten Sie Klok neu. Die Anwendung öffnet sich normal.

Dateistruktur

• Klok.exe — Hauptanwendung
• license.key — Aktivierungsschlüssel (hier ablegen)
• time_tracking.db — Datenbank (beim ersten Start erstellt)
• clients.txt — Ihre Kundenliste
• settings.json — Einstellungen (Sprache)

Installation & activation

Installation

1. Copy Klok.exe (Windows) or Klok.app (macOS) to a folder of your choice.
2. Launch the application. Without a licence, the activation screen appears.
3. Note your machine ID displayed on screen, or copy it using 📋 Copy ID.
4. Send this ID to your reseller.
5. You will receive a license.key file — place it in the same folder as Klok.exe.
6. Relaunch Klok. The application opens normally.

File structure

• Klok.exe — main application
• license.key — activation key (place it here)
• time_tracking.db — database (created on first launch)
• clients.txt — your client list
• settings.json — preferences (language)

Première ouverture

Klok détecte automatiquement la langue de votre système d'exploitation et l'utilise par défaut. Vous pouvez la modifier à tout moment dans les Préférences.

Erster Start

Klok erkennt automatisch die Sprache Ihres Betriebssystems und verwendet diese als Standard. Sie können die Sprache jederzeit in den Einstellungen ändern.

First launch

Klok automatically detects your operating system language and uses it as the default. You can change it at any time in Preferences.

Interface principale

La fenêtre principale est divisée en quatre zones :

• Barre d'en-tête — nom du logiciel, version, boutons de gestion des clients et préférences.
• Grille des clients — un bouton par client. Cliquez pour démarrer ou arrêter le timer.
• Barre du timer — affiche le client actif, le temps écoulé en temps réel, et le champ commentaire.
• Barre d'actions — Saisie manuelle, Export Excel, Facturation.

Boutons de l'en-tête

• + Client — ajouter un client
• − Supprimer — supprimer un client
• ✎ Éditer — ouvrir la liste des clients dans l'éditeur de texte
• ⚙ Préférences — langue et informations de licence

Hauptoberfläche

Das Hauptfenster ist in vier Bereiche unterteilt:

• Kopfzeile — Programmname, Version, Kundenverwaltungs- und Einstellungsschaltflächen.
• Kundenraster — eine Schaltfläche pro Kunde. Klicken zum Starten oder Stoppen des Timers.
• Timer-Leiste — zeigt den aktiven Kunden, die verstrichene Zeit in Echtzeit und das Kommentarfeld.
• Aktionsleiste — Manuelle Eingabe, Excel-Export, Fakturierung.

Kopfzeilen-Schaltflächen

• + Kunde — Kunden hinzufügen
• − Entfernen — Kunden entfernen
• ✎ Bearbeiten — Kundenliste im Texteditor öffnen
• ⚙ Einstellungen — Sprache und Lizenzinformationen

Main interface

The main window is divided into four zones:

• Header bar — software name, version, client management and preferences buttons.
• Client grid — one button per client. Click to start or stop the timer.
• Timer bar — shows the active client, elapsed time in real time, and the comment field.
• Action bar — Manual entry, Excel export, Billing.

Header buttons

• + Client — add a client
• − Remove — delete a client
• ✎ Edit — open the client list in a text editor
• ⚙ Preferences — language and licence information

Gestion des clients

Ajouter un client

1. Cliquez sur + Client dans l'en-tête.
2. Saisissez le nom ou l'abréviation du client.
3. Confirmez. Le bouton apparaît immédiatement dans la grille.

Supprimer un client

1. Cliquez sur − Supprimer.
2. Sélectionnez le client dans la liste déroulante.
3. Confirmez. Note : les données enregistrées pour ce client sont conservées.

Éditer la liste complète

Le bouton ✎ Éditer ouvre le fichier clients.txt dans votre éditeur de texte. Modifiez la liste (un client par ligne), sauvegardez, puis cliquez OK dans la boîte de dialogue Klok.

Kundenverwaltung

Kunden hinzufügen

1. Klicken Sie auf + Kunde in der Kopfzeile.
2. Geben Sie den Namen oder die Abkürzung des Kunden ein.
3. Bestätigen. Die Schaltfläche erscheint sofort im Raster.

Kunden entfernen

1. Klicken Sie auf − Entfernen.
2. Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste.
3. Bestätigen. Hinweis: Gespeicherte Daten für diesen Kunden bleiben erhalten.

Vollständige Liste bearbeiten

Die Schaltfläche ✎ Bearbeiten öffnet die Datei clients.txt in Ihrem Texteditor. Bearbeiten Sie die Liste (ein Kunde pro Zeile), speichern Sie und klicken Sie in Klok auf OK.

Client management

Add a client

1. Click + Client in the header.
2. Enter the client name or abbreviation.
3. Confirm. The button appears immediately in the grid.

Remove a client

1. Click − Remove.
2. Select the client from the dropdown list.
3. Confirm. Note: recorded data for this client is preserved.

Edit the full list

The ✎ Edit button opens clients.txt in your text editor. Edit the list (one client per line), save, then click OK in the Klok dialog.

Suivi du temps

Démarrer un timer

Cliquez sur le bouton du client concerné dans la grille. Il passe en rouge et affiche ■ STOP. Le timer démarre immédiatement et s'affiche en bas à gauche.

Ajouter un commentaire

Pendant que le timer tourne, le champ COMMENTAIRE en bas à droite est actif. Décrivez la tâche en cours — cette information sera exportée dans Excel.

Arrêter un timer

Cliquez à nouveau sur le bouton rouge ■ STOP du client actif. L'entrée est automatiquement enregistrée dans la base de données avec :

• le client, la date et l'heure de début et de fin
• la durée calculée en minutes
• le commentaire saisi

Changer de client sans arrêter

Cliquez directement sur un autre client — le timer du client précédent s'arrête et s'enregistre automatiquement, puis le nouveau démarre.

Fermer avec un timer actif

Si vous fermez Klok avec un timer en cours, une boîte de dialogue vous propose :

• Oui — enregistre l'entrée et quitte
• Non — quitte sans enregistrer
• Annuler — revient à l'application

Zeiterfassung

Timer starten

Klicken Sie auf die Kundenschaltfläche im Raster. Sie wird rot und zeigt ■ STOP. Der Timer startet sofort und wird unten links angezeigt.

Kommentar hinzufügen

Während der Timer läuft, ist das Feld KOMMENTAR unten rechts aktiv. Beschreiben Sie die aktuelle Aufgabe — diese Information wird in Excel exportiert.

Timer stoppen

Klicken Sie erneut auf die rote Schaltfläche ■ STOP des aktiven Kunden. Der Eintrag wird automatisch gespeichert mit:

• Kunde, Datum, Start- und Endzeit
• berechnete Dauer in Minuten
• eingegebener Kommentar

Kunden wechseln ohne zu stoppen

Klicken Sie direkt auf einen anderen Kunden — der Timer des vorherigen Kunden stoppt und speichert automatisch, dann startet der neue.

Schließen mit aktivem Timer

Wenn Sie Klok mit einem laufenden Timer schließen, bietet ein Dialog:

• Ja — Eintrag speichern und beenden
• Nein — ohne Speichern beenden
• Abbrechen — zur Anwendung zurückkehren

Time tracking

Start a timer

Click the client button in the grid. It turns red and shows ■ STOP. The timer starts immediately and is displayed at the bottom left.

Add a comment

While the timer is running, the COMMENT field at the bottom right is active. Describe the current task — this information will be exported to Excel.

Stop a timer

Click the red ■ STOP button of the active client again. The entry is automatically saved with:

• client, date, start and end time
• calculated duration in minutes
• entered comment

Switch client without stopping

Click directly on another client — the previous client's timer stops and saves automatically, then the new one starts.

Close with an active timer

If you close Klok with a timer running, a dialog offers:

• Yes — save the entry and quit
• No — quit without saving
• Cancel — return to the application

Saisie manuelle

Cliquez sur ✎ Saisie manuelle dans la barre d'actions pour ajouter une entrée après coup — une réunion oubliée, un trajet, etc.

1. Sélectionnez le client dans la liste déroulante.
2. Saisissez la date et l'heure de début au format JJ.MM.AAAA HH:MM.
3. Saisissez la date et l'heure de fin.
4. Ajoutez un commentaire (optionnel).
5. Cliquez Enregistrer. La durée est calculée automatiquement.

Manuelle Eingabe

Klicken Sie auf ✎ Manuelle Eingabe in der Aktionsleiste, um einen Eintrag nachträglich hinzuzufügen — ein vergessenes Meeting, eine Fahrt usw.

1. Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste.
2. Geben Sie Startdatum und -uhrzeit im Format TT.MM.JJJJ HH:MM ein.
3. Geben Sie Enddatum und -uhrzeit ein.
4. Fügen Sie einen Kommentar hinzu (optional).
5. Klicken Sie Speichern. Die Dauer wird automatisch berechnet.

Manual entry

Click ✎ Manual entry in the action bar to add an entry after the fact — a forgotten meeting, a trip, etc.

1. Select the client from the dropdown list.
2. Enter start date and time in format DD.MM.YYYY HH:MM.
3. Enter end date and time.
4. Add a comment (optional).
5. Click Save. Duration is calculated automatically.

Export Excel

Cliquez sur ↑ Export Excel pour exporter vos saisies dans un fichier .xlsx.

1. Choisissez la période : date de début et date de fin.
2. (Klok Team) Choisissez l'utilisateur ou exportez tous les utilisateurs.
3. Choisissez l'emplacement et le nom du fichier.
4. Le fichier s'ouvre automatiquement dans Excel.

Contenu du fichier Excel

• Feuille Synthèse — total des heures par client (format H:MM:SS), avec total général.
• Feuille Détail — toutes les entrées avec client, début, fin, durée et commentaire.

Excel-Export

Klicken Sie auf ↑ Excel Export, um Ihre Einträge in eine .xlsx-Datei zu exportieren.

1. Wählen Sie den Zeitraum: Start- und Enddatum.
2. (Klok Team) Wählen Sie den Benutzer oder exportieren Sie alle Benutzer.
3. Wählen Sie Speicherort und Dateiname.
4. Die Datei öffnet sich automatisch in Excel.

Inhalt der Excel-Datei

• Übersicht-Tabelle — Gesamtstunden pro Kunde (Format H:MM:SS), mit Gesamtsumme.
• Detail-Tabelle — alle Einträge mit Kunde, Start, Ende, Dauer und Kommentar.

Excel export

Click ↑ Export Excel to export your entries to an .xlsx file.

1. Choose the period: start date and end date.
2. (Klok Team) Choose the user or export all users.
3. Choose the file location and name.
4. The file opens automatically in Excel.

Excel file contents

• Summary sheet — total hours per client (H:MM:SS format), with grand total.
• Detail sheet — all entries with client, start, end, duration and comment.

Préférences

Cliquez sur ⚙ Préférences pour accéder aux réglages.

Langue

Klok est disponible en français, allemand et anglais. Cliquez sur la langue souhaitée et sauvegardez. Le choix est mémorisé et appliqué au prochain démarrage.

Informations de licence

La section Licence affiche :

• Le type de licence activée (Klok Standard ou Klok Team)
• L'identifiant machine — utile en cas de demande de nouvelle clé

Einstellungen

Klicken Sie auf ⚙ Einstellungen, um die Einstellungen aufzurufen.

Sprache

Klok ist auf Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar. Klicken Sie auf die gewünschte Sprache und speichern Sie. Die Auswahl wird gespeichert und beim nächsten Start angewendet.

Lizenzinformationen

Der Lizenzbereich zeigt:

• Den Typ der aktivierten Lizenz (Klok Standard oder Klok Team)
• Die Geräte-ID — nützlich bei Anfrage eines neuen Schlüssels

Preferences

Click ⚙ Preferences to access the settings.

Language

Klok is available in French, German and English. Click the desired language and save. The choice is remembered and applied on next launch.

Licence information

The Licence section displays:

• The type of activated licence (Klok Standard or Klok Team)
• The machine ID — useful when requesting a new key

Gestion des utilisateurs — Klok Team

Benutzerverwaltung — Klok Team

User management — Klok Team